重要メールは大量の不要なメールの中に埋もれる
プロモーション、通知、そしてCCのやり取りが多すぎると、メールを斜め読みする癖がついてしまいます。その結果、クライアントや投資家からの重要なメールを見落としてしまうのです。
VIPを明確に設定する
顧客、役員、重要なパートナーなど、常に「要確認」として最優先で表示すべき人物やドメインのリストを作成しておきましょう。
replytを使えば、優先度の高い連絡先をフラグ付けできるため、「朝のまとめ」で最優先で確認できます。
「既読」と「返信済み」を区別する
メールを既読にすることは、対応を完了することと同義ではありません。まだ返信を返していないスレッドをしっかりと追跡しましょう。
単なる未読件数を確認するよりも、まだ返信していない未読メールだけを表示する「朝のまとめ」を活用する方が、実際のタスク状況を正確に把握できます。
送信する準備ができていなくても、まずは返信案を用意する
事前に「返信案」を用意しておくことで、後から返信する心理的ハードルが下がります。たとえ深夜に届いたメールであっても、翌朝に「承認前提」で確認して送信するだけで済みます。