仕分けは「整理」であり、「返信」の時間ではありません
最初の10分間で行うのは、各メッセージをどのカテゴリに分類するかを決めることだけです。返信文の作成は後回しにしましょう。
分類は3つのバケットだけに絞る
カテゴリを増やしすぎると、判断に迷いが生じて疲弊してしまいます。「返信」「要確認」「対応不要」の3つだけに絞りましょう。
- 返信：社外の関係者、売上に関連する案件、締め切りが迫っているもの、または返信が必要な相手からのメール
- 要確認：社内のアップデート、長文のスレッド、または判断を下す前に目を通す必要があるメール
- 対応不要：通知、マーケティングメール、他で確認済みの自動レポートなど
件名よりも「送信者」で仕分ける
人間の脳は、件名よりも「人（送信者）」を早く認識します。まずは最優先の送信者からのメールを処理し、その後に緊急のキーワードが含まれる見知らぬ送信者からのメールに対応しましょう。
繰り返しのパターンはツールに任せる
同じニュースレターや営業メールを2回拒否した場合、アシスタントはそのパターンを記憶し、同様のメールに対して返信案を作成するのを停止すべきです。
replytは不要と判断された操作から学習するため、使えば使うほど仕分け作業がスピードアップします。